Firme elettroniche

Che firma è

In GestioVis la firma è una firma elettronica semplice ai sensi del regolamento europeo eIDAS: l’immagine del tratto che la persona disegna sullo schermo. Non raccogliamo dati biometrici: non registriamo velocità, pressione o altre caratteristiche del gesto, ma solo l’immagine.

Si firma solo su dati confermati

Prima di raccogliere le firme, chi compila deve premere Conferma dati: da quel momento il contenuto del documento è bloccato e non si può più modificare. Chi firma firma esattamente ciò che vede. Una firma non si può aggiungere su un documento ancora modificabile.

Cosa viene impresso sulla firma

Sull’immagine della firma vengono impressi il numero del documento, la data e l’ora della firma. Così la firma porta con sé il documento a cui appartiene.

L’impronta del contenuto

Ogni firma registra l’impronta del contenuto che era stato confermato. Se il contenuto cambiasse dopo la firma, l’impronta non coinciderebbe più e il documento non potrebbe essere chiuso con quella firma.

Il sigillo alla chiusura

Quando il documento viene finalizzato, GestioVis crea un PDF sigillato e lo archivia. Del PDF sigillato calcoliamo un’impronta SHA-256: serve a verificare che il file non sia stato alterato.

Una firma non può essere riutilizzata

Dopo il sigillo, l’immagine della firma separata viene eliminata. Da quel momento la firma esiste solo dentro quel documento.

• Una firma non può essere estratta dal documento.
• Una firma non può essere riutilizzata su un altro documento: ogni firma è impressa con il numero, la data e l’ora del documento a cui appartiene e viene raccolta di nuovo per ogni documento.
• Non esiste un archivio di firme da cui prenderne una per applicarla altrove.

Quanto conserviamo l’immagine

L’immagine della firma resta sui nostri sistemi solo per il tempo tecnicamente necessario a comporre il documento. Quando il PDF sigillato è stato salvato, l’immagine separata viene eliminata.

Chi può vedere le firme

Le firme sono visibili agli utenti dell’azienda che hanno accesso al documento e dentro il PDF finale. Il file dell’immagine si apre solo con un link firmato e temporaneo di 15 minuti. Il personale di GestioVis entra in uno spazio cliente solo per assistenza, con un motivo dichiarato e registrato (vedi Sicurezza e dati).

Se un documento chiuso va modificato

Per modificare un documento chiuso bisogna riaprirlo: le firme già raccolte vengono eliminate e vanno raccolte di nuovo su dati confermati. Alla nuova chiusura il documento viene sigillato di nuovo.

Responsabilità del cliente

Il cliente raccoglie le firme solo da persone legittimate a darle, come previsto dai Termini di servizio.